Veranstaltungskaufmann/-frau (m/w/d)

Dienstleistung
Abbildung Mann hält einen Vortrag an eine Rednerpult vor einem Publikum

Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau

Fällt der Startschuss für egal welches Event, können sie zum ersten Mal durchatmen, denn dann haben die Veranstaltungskaufleute das meiste ihrer Arbeit erledigt. Ihr Job ist es, Veranstaltungen zu konzipieren, deren Durchführung zu organisieren sowie alles kaufmännisch vor- und nachzubearbeiten. Sie entwickeln etwa Konzepte für Messen, Kongresse, Konzerte oder Ausstellungen, schätzen Veranstaltungsrisiken ein, kalkulieren die Kosten und erstellen Leistungsangebote. Ferner akquirieren sie Kunden, beraten und betreuen diese vor und während der Veranstaltung, erstellen Ablauf- und Regiepläne und setzen diese um. Zum Schluss führen sie Erfolgskontrollen durch und erstellen Abrechnungen. Sie fertigen zudem Marketing- und Werbekonzepte an und setzen entsprechende Maßnahmen um. Darüber hinaus wirken sie an der Kosten- und Erlösplanung mit. Wer gerne unterwegs ist und immer gute Ideen für eine Party hat, für den ist dieser Beruf genau das Richtige.

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Ausbildungsdetails

Ausbildungsdauer 3 Jahre

Ausbildungsgehalt als Veranstaltungskaufmann/-frau

  • 1. Ausbildungsjahr 1.000 € bis 1.068 €
  • 2. Ausbildungsjahr 1.100 € bis 1.118 €
  • 3. Ausbildungsjahr 1.200 € bis 1.200 €

(Abweichungen möglich, Stand: 01. August 2022, Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales)

Ausbildungsverkürzung

Die Ausbildungsdauer des Ausbildungsberufs Veranstaltungskaufmann/-frau lässt sich bis auf 2 Jahre verkürzen.

Weitere Informationen

Mögliche Berufsschulen für Veranstaltungskaufmann/-frau

Benötigte Stärken

Abbildung Notizen und Planungsunterlagen

Organisationsfähigkeit

(z.B. bei der Planung einer Messe oder anderen Großveranstaltungen)

Abbildung Animation von einer Skyline

Technisches Verständnis

(z.B. für die Ton-, Bühnen- und Lichttechnik)

Abbildung eine Frau die, die Turnfigur Brücke macht

Flexibilität

(z.B. bei Veranstaltungen, die auch mal am Wochenende stattfinden oder bis spät nachts gehen)

Abbildung Person die eine leere Sprechblase in der Hand hält

Kommunikationsfähigkeit

(z.B. im Bereich der Kundenakquise, Messen oder anderen Großveranstaltungen)

Abbildung Frau die mit Kamera in einem Feld sitzt und Fotos macht

Kreativität

(z.B. beim Umsetzen von ausgefallenen Kundenwünschen)

Interessante Schulfächer

Deutsch

(z.B. um mit Kunden und Geschäftspartnern sichere Verhandlungsgespräche zu führen)

Mathematik

(z.B. zur Gesamtkostenkalkulation einer Veranstaltung)

Englisch

(z.B. bei Tätigkeiten im internationalen Umfeld)

Was man in der Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau lernt

In der Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder zur Veranstaltungskauffrau erlernen die Auszubildenden eine breite Palette an Kenntnissen und Fähigkeiten, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen unerlässlich sind. Beginnend mit Grundlagen im Marketing und Verkauf, erhalten sie Einblick in verschiedene Märkte und Zielgruppen, was entscheidend ist, um Veranstaltungen erfolgreich zu vermarkten und die richtigen Kunden anzusprechen. Sie lernen, Verkaufsstrategien zu entwickeln und umzusetzen. Ein wesentlicher Bestandteil der Ausbildung beinhaltet die kaufmännische Steuerung und Kontrolle, einschließlich betriebliches Rechnungswesen sowie Kosten- und Leistungsrechnung. Dies vermittelt den Auszubildenden ein fundiertes Verständnis darüber, wie finanzielle Aspekte einer Veranstaltung gemanagt werden. Controlling und Finanzierung sind ebenfalls wichtige Themen, da sie lernen, wie man finanzielle Ressourcen effizient einsetzt und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit von Veranstaltungen überwacht. In Bezug auf die Personalwirtschaft erwerben die Auszubildenden Kenntnisse darüber, wie man Teams effektiv führt und Personal für Veranstaltungen plant und verwaltet. Dies ist besonders wichtig, da der Erfolg einer Veranstaltung oft von der Arbeit der beteiligten Personen abhängt. Die Vermarktung von Veranstaltungen ist ein weiterer zentraler Bestandteil der Ausbildung. Die Auszubildenden lernen, wie sie Veranstaltungen im heutigen dynamischen Veranstaltungsmarkt positionieren und durch veranstaltungsbezogenes Marketing und kundenorientierte Leistungsangebote das Interesse der Zielgruppe wecken können.

Zudem werden Methoden des Projektmanagements vermittelt, die entscheidend für die Planung und Organisation von Veranstaltungen sind. Die Auszubildenden lernen, wie man Veranstaltungskonzepte entwickelt, Rahmenbedingungen berücksichtigt und Veranstaltungsfinanzierungen sowie Budgetierungen vornimmt. Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Ausbildung ist die praktische Durchführung von Veranstaltungen. Dies umfasst die gesamte Kette der Veranstaltungsdurchführung von der Vorphase über den Aufbau, den Veranstaltungsbeginn, den Programmablauf bis hin zum Veranstaltungsende. Hierbei erlangen die Auszubildenden wertvolle Einblicke in die realen Herausforderungen und Abläufe, die bei der Organisation von Veranstaltungen entstehen, und entwickeln die notwendigen Fähigkeiten, um diese erfolgreich zu meistern. Zusammengefasst bietet die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder zur Veranstaltungskauffrau eine umfassende Grundlage für eine Karriere in der Veranstaltungsbranche, indem sie nicht nur theoretisches Wissen vermittelt, sondern auch praktische Erfahrungen ermöglicht, die für die erfolgreiche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen unerlässlich sind.

Mögliche Karrierechancen als Veranstaltungskaufmann/-frau

Vorteile des Berufs Veranstaltungskaufmann/-frau

Konzeption und Planung

Veranstaltungskaufleute entwerfen und planen Veranstaltungen entsprechend den Anforderungen und Wünschen ihrer Kunden. Dies umfasst die Auswahl des Veranstaltungsortes, die Festlegung des Programms, die Planung von Abläufen, die Budgetierung und die Erstellung von Zeitplänen.

Kommunikation und Kundenbetreuung

Sie kommunizieren mit Kunden, Lieferanten und anderen beteiligten Partnern, um sicherzustellen, dass alle Details der Veranstaltung reibungslos ablaufen. Sie beraten Kunden zu den Möglichkeiten und Optionen für ihre Veranstaltung und koordinieren ihre Wünsche und Anforderungen.

Vertragsverhandlungen

Veranstaltungskaufleute verhandeln Verträge mit Veranstaltungsorten, Dienstleistern und Lieferanten über Preise, Leistungen und Bedingungen. Sie stellen sicher, dass alle Verträge den Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen und alle relevanten rechtlichen Aspekte berücksichtigen.

Logistik und Organisation

Sie koordinieren alle logistischen Aspekte der Veranstaltung, einschließlich des Transports, der Unterkunft, der Verpflegung, der technischen Ausstattung und der Sicherheitsmaßnahmen. Sie planen die Platzierung von Bühnen, Ständen, Sitzgelegenheiten und anderen Einrichtungen.

Marketing und Werbung

Veranstaltungskaufleute unterstützen bei der Vermarktung und Werbung für Veranstaltungen, indem sie Werbematerialien erstellen, Werbekampagnen durchführen, Pressemitteilungen verfassen und Social-Media-Kanäle nutzen, um die Veranstaltung zu bewerben und Teilnehmer anzuziehen.

Finanzmanagement

Sie verwalten das Budget der Veranstaltung und überwachen die Ausgaben, um sicherzustellen, dass die Kosten im Rahmen bleiben und das Budget eingehalten wird. Sie erstellen Budgetpläne, führen Kostenkontrollen durch und erstellen Finanzberichte für ihre Kunden.

Qualitätskontrolle und Nachbereitung

Nach der Veranstaltung führen Veranstaltungskaufleute eine Nachbereitung durch, um den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten, Feedback von Kunden und Teilnehmern einzuholen und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Veranstaltungen zu machen. Sie stellen sicher, dass alle Rechnungen beglichen werden und alle Verträge erfüllt wurden.

Mögliche Digitalisierungen als Veranstaltungskaufmann/-frau

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