Verwaltungsfachangestellter - HWK und IHK ^(m/w/d)

Was man in der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter - HWK und IHK lernt

Verwaltungsfachangestellte, die bei Handwerkskammern (HWK) und Industrie- und Handelskammern (IHK) tätig sind, spielen eine wichtige Rolle in der Verwaltung und Unterstützung der Wirtschaft. Ihr Aufgabenspektrum ist breit gefächert und beinhaltet zahlreiche Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, die für die effektive Funktion und den Service dieser Institutionen entscheidend sind. Ein zentraler Bereich ihrer Arbeit ist die Arbeitsorganisation und die Gestaltung bürowirtschaftlicher Abläufe. Sie sind für die effiziente Gestaltung des Tagesgeschäfts verantwortlich, was die Terminplanung, die Dokumentenverwaltung und die allgemeine Büroorganisation einschließt. Eine gut strukturierte Arbeitsumgebung ist wesentlich, um eine produktive und effektive Verwaltungsarbeit zu gewährleisten.Im Bereich der Informations- und Kommunikationssysteme müssen Verwaltungsfachangestellte kompetent im Umgang mit den neuesten Technologien sein. Dies schließt das Arbeiten mit spezieller Verwaltungssoftware, Datenbanken und Online-Plattformen ein, um Daten sicher zu  verarbeiten und zu speichern und die Kommunikation innerhalb der Organisation sowie mit Externen zu erleichtern. Die Fähigkeit zur Kommunikation und Kooperation ist in diesen Positionen besonders wichtig, da sie häufig als Bindeglied zwischen der Kammer, ihren Mitgliedern und anderen Organisationen fungieren. Effektive Kommunikations- und Teamarbeitfähigkeiten sind unerlässlich, um Dienstleistungen effizient bereitzustellen und Beziehungen zu pflegen. In der Verwaltungsbetriebswirtschaft sind Verwaltungsfachangestellte bei der HWK und IHK in Bereichen wie betrieblicher Organisation, Haushaltswesen, Rechnungswesen und Beschaffung tätig. Sie müssen finanzielle und personelle Ressourcen verwalten, um den reibungslosen Betrieb der Kammer zu gewährleisten.

Das Personalwesen ist ein weiterer wichtiger Bereich ihrer Arbeit. Sie sind an der Personalplanung, -beschaffung und -entwicklung beteiligt und tragen dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und zu erhalten. Rechtliche Kenntnisse sind für Verwaltungsfachangestellte bei HWK und IHK unerlässlich. Sie müssen mit dem allgemeinen Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren vertraut sein und diese in ihrer täglichen Arbeit anwenden. Darüber hinaus müssen sie sich mit dem Selbstverwaltungsrecht, Wirtschaftsrecht und Wirtschaftsverwaltung sowie dem Berufsbildungsrecht auskennen, da diese Rechtsbereiche direkt ihre Arbeit und die Interessen der Kammermitglieder betreffen. Insgesamt erfordert die Rolle eines Verwaltungsfachangestellten bei einer Handwerks- oder Industrie- und Handelskammer ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Kenntnissen. Sie müssen organisatorisch kompetent sein, technisch versiert, rechtlich informiert und in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren und zu kooperieren, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und die Interessen ihrer Mitglieder zu unterstützen.

Mögliche Karrierechancen als Verwaltungsfachangestellter - HWK und IHK

• Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement

  Kaufmännische Weiterbildung

• Fachwirt - Büro- und Projektorganisation

  Kaufmännische Weiterbildung

• Fachwirt - Verwaltung

  Kaufmännische Weiterbildung

• Rechtswissenschaft (Studium)

  Studium

• Sekretär

  Andere Weiterbildung

• Staats-, Verwaltungswissenschaft (Studium)

  Studium

• Verwaltungsmanagement, Public Management (Studium)

  Studium

Vorteile des Berufs Verwaltungsfachangestellter - HWK und IHK

Kundenbetreuung

Sie sind oft die ersten Ansprechpartner für Mitgliedsunternehmen und externe Parteien und unterstützen bei der Beantwortung von Anfragen, der Bereitstellung von Informationen und der Unterstützung bei Verwaltungsverfahren.

Aktenführung und Dokumentenmanagement

Sie sind für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, Akten und elektronischen Datensätzen verantwortlich, um einen ordnungsgemäßen Informationsfluss zu gewährleisten.

Büroorganisation und Terminplanung

Sie organisieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen und unterstützen bei der Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb der Organisation.

Mitgliederverwaltung

Sie unterstützen bei der Verwaltung von Mitgliederdaten, einschließlich der Aufnahme neuer Mitglieder, der Bearbeitung von Mitgliedsanträgen und der Pflege von Mitgliederdatenbanken.

Verwaltungsprozesse

Sie unterstützen bei der Umsetzung und Durchführung von Verwaltungsprozessen, wie z. B. der Bearbeitung von Anträgen, der Erfassung von Daten und der Erstellung von Berichten.

Korrespondenz

Sie verfassen und bearbeiten Korrespondenz, Schriftstücke und Berichte, oft nach vorgegebenen Richtlinien und Standards.

Rechnungswesen und Haushaltsführung

Sie unterstützen bei der Buchführung, Rechnungsstellung und Haushaltsführung, indem sie Rechnungen prüfen, Zahlungen veranlassen und Buchhaltungsunterlagen führen.

Veranstaltungsorganisation

Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitglieder und externe Stakeholder.

Datenschutz

Sie achten darauf, dass alle Verwaltungsprozesse und -aktivitäten den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Mögliche Digitalisierungen als Verwaltungsfachangestellter - HWK und IHK

• Bewerbermanagementsysteme

  Im Bereich des Personalwesens können Bewerbermanagementsysteme bei der Suche nach Mitarbeitern verwendet werden.

• Digitales Grundbuch

  Abrufen oder Aktualisieren von Daten in der digitalen Grundakte.

• E-Akte

  Digitale Verwaltung und Archivierung von Mitarbeiterakten.

• Automatisierte Bestandskontrolle

  Ermitteln des Bedarfs im Rahmen der Materialverwaltung und -beschaffung.

• Formularmanagementsysteme

  Empfang, Bearbeitung und Archivierung digitaler Antragsformulare für die Eintragung im Handelsregister.

• Digitales Dokumentenmanagement - DMS

  Kundendaten, Verwaltungsdaten und Entscheidungsdaten digital erstellen, verwalten und übertragen.